PROTOCOLO PARA LA COORDINACIÒN PREVIA Y EMISIÓN DE UNA VIDEO CONFERENCIA

1. Reservar telefónicamente cinco días de antelación
2. Solicitar con 30 días hábiles de anticipación
3. Divulgar el evento y nombrar contacto responsable para coordinar logística
4. Realizar pruebas de la videoconferencia 5 días hábiles antes de su emisión
5. Tener listo el material, el cual debe ser en power point, fondos claros, letras oscuras tamaño mínimo 24 y el conferencista estar en el sitio de emisión 20 minutos antes.
6. Entregar 10 minutos antes el guión y la lista con el orden de intervenciones.
7. No ingresar alimentos ni bebidas al sitio de la videoconferencia
8. Esperar 15 minutos a los que hicieron reserva de participación.
9. Diligenciar formato de solicitud. (ver archivo TAREA formato solicitud de videoconferencia).

Desde un computador sólo se participa de forma pasiva. Es necesario tener la dirección IP y los códigos de autorización (usuario y contraseña).

NOTA: La dirección que viene especificada en el material no fue posible accesarla

DESCRIPCIÓN CISCO IP PHONE 7941

1 Handset with Voice Mail indicator light. 2 Large LCD Display
3 Cisco Series Number (7940/7941/7960/7961)4 Programmable line appearances, features and speed dials.5 Foot stand button6 Directory Button (Missed Calls, Received Calls, Placed Calls)7 Info/Help button8 Settings button9 Speaker Phone button10 Mute button11 Headset button12 Volume buttons13 Services button (Personal and Corporate Directory)14 Voice Mail button15 Scroll Key16 Dial Pad17 Soft Keys (features and functions)

Los pasos que se deben seguir para realizar una conferencia telefónica entre varios sitios usando telefonía IP es:

1. Se debe llamar a la primera persona y establecer una conversación.

2. Durante la llamada, pulse la tecla Mas y luego Confr, automáticamente pondrá en espera al participante.

3. Marque el número de destino a unir a la conferencia.
4. Cuando se conecte la llamada, pulse de nuevo Confr para agregar al nuevo participante a la conferencia y la conferencia estará realizada.

Si se desea agregar a más personas a la conferencia lo que debemos realizar es repetir los pasos a partir de 2.) item.

INVITACIÓN A VIDEOCONFERENCIA

Se creó lista de distribución Grupo Los Educadores. Con una archivo adjunto que complementa el tema.

MESA DE AYUDA

La Mesa de Ayuda nos brinda soporte en los siguientes ámbitos: video conferencias, terminales de accesos, telefonía IP, conexión WAN, LAN, Hosting, Internet banda ancha, Contact Center

INSTRUCTIVO SOBRE EL USO DEL VIDEOBEAM Y SU INSTALACIÒN

Ø Para obtener una impresión o fotografía del contenido de su monitor en un momento dado (pantallazo), siga este procedimiento:
Ø Defina la imagen que quiera guardar (por ejemplo una imagen de una videoconferencia del SENA en su monitor)
Ø Busque en la parte superior derecha un botón que se llama imp pnt (en español) o print screen (en inglés) y presiónelo. Con esto ya tiene su imagen guardada temporalmente en el portapapeles.
Ø Abra el editor de dibujo Paint siguiendo esta ruta: inicio/programas/accesorios/paint y haga doble clic.
Ø Allí encontrará un lienzo o pantalla en blanco, en la cual quedará fijada la imagen recién tomada.
Ø Ahora desplace el cursor al menú y seleccione en EDICIÓN, la opción PEGAR. Y listo!, tiene su imagen impresa.
Ø Ahora proceda a guardarla. Desplace su cursor al menú y seleccione en ARCHIVO la opción GUARDAR.
Ø En el cuadro de diálogo que aparece, póngale un nombre.
Ø Si así lo desea, también puede definir el formato de la imagen. Por defecto estos quedan .BMP, sin embargo estos archivos son muy grandes. Se sugiere seleccionar ya sea un JPG o .GIFT
Ø Este procedimiento lo puede hacer igual en un editor de texto o en unas presentaciones.

Ø Si tiene dificultades: 1) consulte con alguien de su grupo. 2) llame a 5953580, extensiones 2437 a 2440, extensión VoIp 10100, línea 018000917362 y correo electrónico mesadeayuda@sena.edu.co o 3) consúltele a su tutor.

Ø Los video beam son equipos que requieren de un cuidado especial para su buen funcionamiento y duración.

Ø Se debe movilizar con mucho cuidado, con el fin de no golpearlo ni zarandearlo
Ø Nunca se debe mover prendido; además, no hay que guardarlo caliente.
Ø El tiempo de apagado oscila de 3 a 5 minutos, dependiendo del equipo.
Ø No coloque hojas, cuadernos, ni algún objeto encima o a los lados que impidan la salida del aire y recaliente el equipo.
Ø No coloque la tapa de la lámpara cuando no se va a utilizar, sino apáguelo o colóquelo en otra opción, de tal forma que no dé luz.
Ø Para ajustar la imagen se debe hacer con movimientos suaves y en lo posible verificar que no se desconecte, ya que de lo contrario se daña y se bloquea el equipo, es decir, se demora en volver a dar imagen.
Ø Revisar las conexiones con tiempo para evitar que se presenten contratiempos con los cables.

INSTALACIÓN del video beam

Ø Colocar el equipo en el sitio que se ha previsto, y tratar de ubicarlo para la proyección.
Ø Instalar los cables de poder y VGA. Éste último se conecta al computador.
Ø Se enciende el vídeo proyector y luego el computador.
Ø Se ajusta la nitidez de la imagen y el tamaño.
Ø No se debe mover mucho, ni colocar elementos debajo ni encima del proyector. De igual forma, se recomienda no tener ninguna clase de líquido cerca al equipo.

H. DESINSTALACIÓN DEL VIDEO BEAM

Ø Apagar el computador.
Ø Oprimir el botón donde se apaga el video beam y sostenerlo hasta que aparezca el letrero: “Confirme que lo apaga”; en ese momento se suelta el botón.
Ø Esperar de 3 a 5 minutos para que se apague el ventilador, con el fin de desconectar.
Ø Moverlo con cuidado y guardarlo en el estuche sin cerrarlo, para permitir que se enfríe. Nunca se debe dejar en el estuche cerrado cuando se encuentre caliente.Cuando esté frío, cerrar el estuche para evitar accidentes
Ø

INSTRUCTIVO PARA CONECTAR UNA RED ALÀMBRICA

Ø Sirve para conectarse a los dos tipos de redes
Ø Ubíquese en Inicio y dé click en Configuración; luego ingrese a Conexión de red y dé click en Nombre de Redes.
Ø Ubique el nombre de la red en la que desea conectarse y dé click allí.
Ø Digite el usuario y la contraseña.

IINSTRUCTIVO PARA CONECTAR A UNA RED INALÀMBRICA

Ø Diríjase a la parte inferior derecha del Escritorio en la Barra de tareas; busque un icono que mencione la red; lea el mensaje, el cual identifica el tipo de red, la velocidad, la intensidad de la señal y el estado.
Ø Haga doble click y aparecerá un cuadro de diálogo con el nombre de “Estado de… nombre de la red”.
Ø Haga click en el botón Ver redes inalámbricas, seleccione la red autorizada y haga click en Conectar.
Ø Cuando finalice haga el mismo recorrido, pero esta vez dé click en Desconectar.